גיתית מלכא · הטמעת AI בארגונים

כשה-AI מפסיק להיות ניסוי ומתחיל לשנות תהליכים

לא עוד סדנה שמייצרת התלהבות ליומיים. אנחנו עובדים על המשימות והתהליכים האמיתיים של הארגון, ובונים יכולת פנימית שתישאר כאן גם בלעדיי.

מבחינתי, הטמעת AI הצליחה לא כשכולם אמרו "וואו", אלא כשמשהו בדרך שבה עובדים באמת השתנה.

מוכר?

כבר הייתה אצלכם סדנת AI. אז למה כמעט כלום לא השתנה?

חלק מהעובדות והעובדים משתמשים, כל אחד בדרך שלו. חלק עדיין חוששים לגעת. כמה הפכו למשתמשים כבדים ופתרו לעצמם דברים. אבל ברמת הארגון מעט מאוד השתנה: אותם תהליכים, אותן ישיבות, אותם מסמכים שמתחילים מדף ריק.

הבעיה בדרך כלל היא לא שחסר עוד כלי. חסר החיבור בין AI לבין העבודה האמיתית: התהליכים, האנשים, המנהלים וההרגלים. בלי החיבור הזה כל אחד נשאר לבד מול הכלי. מי שהצליח ממשיך. כל השאר חוזרים לעבוד בדיוק כמו קודם.

בדיוק שם אני נכנסת.

לאן מכוונים?

ככה נראה ארגון שעובד אחרת

לא רשימת הישגים. זו התמונה שאליה אנחנו מכוונים יחד, משימה אחת בכל פעם.

צוות שלא מתחיל מדף ריק. לכל משימה שחוזרת יש נקודת התחלה: תבנית, דוגמה טובה מהארגון, דרך עבודה שכולם מכירים.

מנהלים שיודעים בעצמם איפה AI מתאים ואיפה לא. הם מכירים את העבודה, ועכשיו גם את הכלי. הם לא צריכים אותי כדי להחליט.

תהליך ידני ומתיש שהפך ליעיל. החלק שחוזר על עצמו קורה כמעט לבד. האדם נשאר על החלק שצריך שיקול דעת.

עובדות ועובדים שבונים לעצמם פתרונות. לא מחכים שמישהו יפתור בשבילם.

ארגון עם שפה, הרגלים וכללים משלו. מה מותר ומה לא, מה עובד אצלנו, ולמי פונים כשנתקעים.

לכל אלו יש מבחן אחד: זה ממשיך לעבוד גם כשאני כבר לא בחדר.

ההצעה

איך אפשר לעבוד איתי?

שלוש רמות, לפי המקום שהארגון נמצא בו היום. אפשר להתחיל בכל אחת.

מתחילים

הרצאות, סדנאות והתנסות מעשית. המטרה: בסיס, שפה משותפת והתחלה נכונה.

כלל הצוות

תוכנית הדרכה ארגונית

מתי זה מתאים: כשחלק מהאנשים כבר עובדים עם AI, כל אחד בדרך שלו, ואין בארגון שפה משותפת.

מה עושים: סדרת מפגשים שמיישרת קו, בונה בסיס משותף ומחברת את הלמידה למשימות של הארגון.

קבוצה

קורס קבוצתי

מתי זה מתאים: לקבוצות של 8 עד 12 משתתפים, לצוותים, לעמותות ולקהילות שרוצים ללמוד ולתרגל יחד.

מה עושים: למידה ותרגול קבוצתי, שמייצרים שינוי אמיתי בהרגלי העבודה שלנו (ועל הדרך גם בחיים הפרטיים...).

מעמיקים

עבודה עם צוות, יחידה או מחלקה. המטרה: לקחת משימות ותהליכים אמיתיים ולשנות את דרך העבודה.

מחלקה

תהליך Hands-on מחלקתי

מתי זה מתאים: כשמחלקה אחת רוצה לשדרג את דרך העבודה שלה ולא להישאר בשלב הדיבורים.

מה עושים: מביאים לחדר משימות מהעבודה של המחלקה, עובדים עליהן יחד ויוצאים עם תוצרים שאפשר להתחיל להשתמש בהם מיד.

ממוקד

פגישת פיצוח ממוקדת

מתי זה מתאים: כשיש משימה אחת, צורך אחד או רעיון אחד שתקועים, ולא צריך בשבילם תהליך שלם.

מה עושים: שיחת עומק ממוקדת לבחינת מענה AI לצורך ספציפי.

מטמיעים

מהלך רחב יותר בארגון: מנהלים, שגרירים, תהליכים ומנגנוני המשך. המטרה: יכולת פנימית, לא תלות בי.

ארגון

נבחרת שגרירי AI

מתי זה מתאים: כשרוצים שההטמעה לא תהיה תלויה לאורך זמן בגורמים חיצוניים ושיהיה מי שיוביל אותה מבפנים.

מה עושים: בונים קבוצה פנימית שיודעת להוביל, לעזור לאחרים ולתחזק דרך עבודה משותפת. יחד מפתחים תבניות, כללים ודוגמאות מתוך הארגון.

אחד על אחד

Executive AI ליווי אישי

מתי זה מתאים: למנהלות ולמנהלים שרוצים ללמוד ולהבין לעומק, להיות משתמשים מתקדמים, ולהוביל את הצוות ממקום של ניסיון.

מה עושים: אני יושבת איתכם אחד על אחד על סדר היום שלכם: החלטות, משימות, תהליכים והאתגרים שמחכים על השולחן.

וגם ליחידים: ליווי אישי אחד על אחד, בקצב שלכם ועל העבודה שלכם.

בואו נדבר על מה שמתאים לכם

איך אני עובדת?

חמישה עקרונות, בכל תהליך

מאחורי כל תהליך שאני מובילה עומדים חמישה עקרונות שעוזרים להפוך שימוש נקודתי ב-AI ליכולת שנשארת בארגון. שלושת הראשונים עוסקים בדרך שבה אנשים עובדים. שני האחרונים, במה שהארגון צריך לבנות סביבם.

AI יכול לעבוד רק עם מה שנתתם לו.

זה היה נכון ביום הראשון של ChatGPT, וזה נכון גם היום. המודלים נעשו חכמים וסלחניים יותר, אבל גם המודל הכי חכם לא יכול להשלים הקשר שלא קיבל. AI הוא לא מקצוע בפני עצמו, הוא שכבה חדשה בתוך העבודה שאתם כבר עושים.

הכלי מתחלף: ChatGPT, Claude, Gemini, Grok, Copilot, Perplexity, NotebookLM, Genspark והבא בתור. העיקרון נשאר.

הקשר הקשר הקשר

התוצאה נקבעת לפי מה שנכנס. בלי הקשר, AI יכול לכתוב יפה ועדיין לפספס.

בפועל: מסבירים מה צריך, למי זה מיועד, מה חשוב, מה כבר נוסה ואיך נראית תוצאה טובה.

מי שמבקש "תכתוב לי פוסט" יקבל בדרך כלל משהו גנרי ונדוש.

תכתוב לי מודעת דרושים לגיוס של איש או אשת שיווק.

דרוש/ה איש/אשת שיווק! חברה מובילה ודינמית מחפשת מועמד/ת מנוסה לצוות מנצח. דרישות: שלוש שנות ניסיון, ראש גדול, ויכולת עבודה בצוות.

מה חסר כאן? כמעט הכל... לא סיפרתי לו מי אנחנו, מה התפקיד באמת, ומה אנחנו לא מחפשים.

אנחנו חברה משפחתית של 14 עובדים, מתעסקים בייבוא. זו אשת השיווק הראשונה שלנו, והיא תבנה הכל מאפס: אתר, לינקדאין, ושני כנסים בשנה. עדיף מודעה שמרתיעה חמישה לא מתאימים על אחת שמושכת חמישים.

לא להצטרף למחלקת שיווק. לבנות אותה. אנחנו חברה משפחתית של 14 עובדים בתחום הייבוא. יש לנו פעילות, לקוחות וידע מקצועי. מה שעוד אין לנו הוא שיווק מסודר. לשם כך אנחנו מחפשים את האדם הראשון שיוביל את התחום: יבנה את האתר, יקים את הנוכחות בלינקדאין ויוביל את ההשתתפות שלנו בכנסים. אם אתם מחפשים מערך קיים לנהל, זה כנראה לא התפקיד. אם הרעיון להתחיל מאפס, לקבוע כיוון ולראות במהירות את ההשפעה שלכם מרגש אתכם, כדאי שנדבר.

זו לא רק בקשה מפורטת יותר. זה עיקרון 1: הקשר, הקשר, הקשר.

לא ביקשתי מהכלי לכתוב טוב יותר. השלמתי לו את מה שהיה לי בראש וחסר אצלו.

טיוטה שעוברת דרככם

הפלט הראשון הוא חומר גלם, לא תוצר סופי. שום דבר לא יוצא החוצה לפני שעבר דרך שיקול הדעת שלכם.

בפועל: לא עושים "העתק-הדבק" לתוצאה הראשונה שמקבלים. מנהלים שיחה, מתקנים ומחדדים. משימות גדולות מפרקים לשלבים, ובודקים עובדות לפני שמעבירים הלאה.

תוצאה גרועה בפעם הראשונה לא אומרת שהכלי גרוע. בדרך כלל היא אומרת שהשיחה נעצרה מוקדם מדי.

לפעמים אין תחליף לבינה האנושית

יש דברים שלא מוסרים ל-AI, גם אם מחר הוא יוכל לבצע אותם. החלטות שאתם נושאים באחריות להן, ושיחות שבהן הנוכחות שלכם היא חלק מהמסר.

בפועל: הוא יכול לנתח, להציג חלופות ולחשוף נקודות עיוורות. הוא לא צריך להכריע ולא צריך לדבר במקומכם.

אנשים לא צריכים רק ניסוח נכון. הם צריכים להרגיש שהייתם שם, חשבתם עליהם ובחרתם את המילים עבורם.

מתחילים מהכאב, לא מהכלי

הטמעה לא מתחילה מסקירת כלים. היא מתחילה ממשימה שחוזרת בעבודה. המשימה מובילה, הכלי מגיע אחריה.

בפועל: בוחרים משימה שכבר נמאס לעשות, משנים את דרך העבודה סביבה, בודקים מה עבד ורק אז מרחיבים.

הצעד הראשון הוא להבין איזו משימה אתם רוצים שתשתנה. ככה מתחילה הטמעה אמיתית.

הפוקוס על מה שיישאר

המבחן הוא לא כמה השתתפו בהדרכה. המבחן הוא מה ממשיך לעבוד אחריה.

בפועל: בעלות ברורה של אדם אחד שמקבל זמן, אחריות וסמכות, לא ועדה ולא "כולם ביחד". סביבו נבנים כמה דברים פשוטים: תבניות שחוזרות, כללים ברורים למה מותר ומה אסור, דוגמאות מהארגון עצמו, למידה משותפת וכתובת פנימית אחת שאפשר לשאול. ומעל הכל, שגרה שבודקת מה באמת ממשיך לעבוד.

ההטמעה הצליחה כשהארגון יודע להמשיך גם בלעדיי.
גיתית מלכא מרצה על במה

למה דווקא אני?

הוואו הוא החלק הקל

אני יושבת משני צדי השולחן. אני מנהלת משאבי אנוש והממונה על הטמעת AI בפעמונים, ובמקביל מלווה ארגונים, מנהלים וצוותים מבחוץ.

לכן אני מכירה מבפנים את הפער בין "עשינו סדנת AI" לבין "אנחנו באמת עובדים אחרת". אני מכירה את הרגע שבו כולם יוצאים מהדרכה נלהבים, ואת היום שאחרי: העבודה מחכה, אין זמן להתנסות, וההרגלים הישנים חוזרים. ואני יודעת מה צריך לבנות כדי שזה לא ייגמר ככה: מי אחראי, אילו תבניות, אילו כללים, ולמי פונים כשנתקעים.

אני לא מלמדת מתוך הדגמה שהצליחה פעם אחת. אני מביאה את מה שכבר פגש מנהלים ועובדים, עומס ומגבלות תקציב, ואת המציאות הארגונית כפי שהיא. מה שעובד נכנס לתהליך. מה שרק נראה מרשים במצגת נשאר בחוץ.

המבחן שלי פשוט: לא כמה אנשים התלהבו, אלא מה השתנה בעבודה שלהם אחרי שיצאו מהחדר.

ארגז הכלים שאני עובדת איתו פתוח לכולם, בלי הרשמה: לארגז הכלים.

ניסיון

חלק מהארגונים שכבר עבדו איתי

בתנועה יטבתה מלון דבורה אילן אפספארי לוונשטיין מקו ריחן שייקס שותפויות אדמונד דה רוטשילד תנועת הצופים עוגן אהל שרה קידום שק״ל

במילים שלהם

מה השתנה אצלם?

"גיתית בנתה לנו סדנה פרקטית שתפורה בדיוק למידות של המחלקה שלנו. בכמה שעות של 'Walk the talk' ועבודה משותפת על פרויקט אמיתי, עברנו שינוי תפיסתי ומעשי. הכרנו גם לפני הסדנה חלק מהכלים, אבל הסדנה נתנה לנו את הדחיפה והיכולת לקחת אותם קדימה ולהכיר שיטות שעושות את ההבדל. שבועיים אחרי - ואין אצלנו פרויקט שלא משלב את הכלים האלו, משלב החשיבה והתכנון ועד לפיתוח עצמו"

עדי, מנהלת צוות פיתוח

"בתור מנהלת משאבי אנוש, אני תמיד מחפשת כלים שישדרגו את תהליכי הגיוס והעבודה שלנו. ההדרכה של גיתית לא הייתה 'עוד סדנת AI' – היא נתנה לנו כלים מעשיים לשיפור משרות, סינון קורות חיים וניסוח תקשורת מול מועמדים. חזרתי עם רעיונות, אבל בעיקר עם כלים שהתחלנו ליישם כבר באותו יום..."

ענת, מנהלת משאבי אנוש

"הכרתי את ChatGPT וידעתי ש-AI יכול לעזור, אבל רק אחרי ההדרכה הבנתי איך משלבים אותו בעבודה באמת. מאז אנחנו משתמשים בו ובכלים אחרים שגיתית הכירה לנו, בכל תהליך הדרכה חדש – וזה חוסך לנו שעות ומשפר משמעותית את איכות התוצרים!"

רוני, מנהל הדרכה

"גיתית, שינית לי את החיים. אני חוסכת לפחות שעתיים כל יום על דברים שלקחו לי נצח לפני כן. הלקוחות מרגישים את ההבדל – דברים זזים הרבה יותר מהר."

שירה, מנהלת פרויקטים

"הילדים שלי צוחקים עלי שאני מתלהבת מ-GPT יותר משאני מתלהבת מהם 😊. בעצם פשוט למדתי להשתמש בכלי שחוסך לי המון זמן וחיזק את הביטחון שלי ברמות שקשה לתאר."

מיכל, מנהלת בעמותה

שאלות

שאלות שאני נשאלת הכי הרבה

כבר הבאנו הרצאה, אנשים ממש התלהבו אבל בפועל כלום לא השתנה. למה שזה יהיה שונה איתך?

כי הרצאה זה נחמד, אבל היא לא משנה הרגלים של שנים... היא לא קובעת מי אחראי להמשך, לא בונה תבניות ולא יוצרת כתובת לשאלות. בלי אלה, כל אחד נשאר לבד מול הכלי. לכן אני לא מציעה הרצאה כשמה שהארגון צריך זה תהליך.

אנחנו לא אנשים טכניים. זה בכלל בשבילנו?

כן. לא צריך להתקין דבר ולא צריך לדעת קוד. מתרגלים על הכלי שכבר פתוח אצלכם, דרך משימה שאתם עושים ממילא.

מי אצלנו יוביל את זה? אין לנו איש טכנולוגיה.

לא צריך איש טכנולוגיה. צריך אדם אחד שמכיר את העבודה ומקבל זמן, אחריות וסמכות. את ההיכרות עם הכלי בונים יחד לאורך הדרך. את ההיכרות עם הארגון אי אפשר להביא מבחוץ, וזה בדיוק היתרון שלכם...

בואו נבין יחד איפה AI באמת יכול לשנות אצלכם את העבודה

שיחה קצרה על הארגון שלכם: מה חוזר, מה תקוע, מי כבר משתמש ומי עדיין לא. בלי מצגת ובלי התחייבות. בסוף השיחה נדע אם יש כאן משהו לעבוד עליו, וגם אם התשובה היא "עוד לא"...